Nota odsetkowa — jak wystawić i kiedy wysłać?

Kontrahent zapłacił po terminie, ale zapłacił. Czy możesz jeszcze dochodzić odsetek? Tak — za pomocą noty odsetkowej. W tym artykule wyjaśnię, czym jest nota odsetkowa, kiedy ją wystawić i jak obliczyć kwotę odsetek.

Czym jest nota odsetkowa?

Nota odsetkowa to dokument księgowy, w którym wierzyciel informuje dłużnika o naliczonych odsetkach za opóźnienie w zapłacie. Nie jest fakturą VAT — to wewnętrzny dokument rozrachunkowy. Wierzyciel ma prawo do odsetek z mocy prawa (art. 481 § 1 KC), nawet bez wystawiania noty. Nota jest jednak dowodem roszczenia i podstawą do zaksięgowania przychodu.

Kiedy wystawić notę odsetkową?

Notę odsetkową wystawia się po zapłacie faktury po terminie. Wierzyciel nalicza odsetki od dnia następnego po terminie płatności do dnia zapłaty (włącznie). Notę można wystawić:

• •Po każdej opóźnionej płatności — osobna nota per faktura
• •Zbiorowo — jedna nota za wszystkie opóźnione faktury w danym okresie
• •Na koniec miesiąca lub kwartału — nota zbiorcza

Uwaga: roszczenie o odsetki przedawnia się po 3 latach (art. 118 KC). Nie czekaj zbyt długo z wystawieniem noty.

Co musi zawierać nota odsetkowa?

• •Dane wierzyciela — nazwa, NIP, adres
• •Dane dłużnika — nazwa, NIP, adres
• •Numer i data noty
• •Numer i data faktury źródłowej
• •Kwota faktury i termin płatności
• •Data faktycznej zapłaty
• •Liczba dni opóźnienia
• •Zastosowana stawka odsetek (np. 11,25% — ustawowe za opóźnienie)
• •Obliczona kwota odsetek
• •Termin zapłaty odsetek
• •Numer rachunku bankowego

Jak obliczyć odsetki na nocie?

Wzór: Odsetki = kwota × (stawka roczna / 365) × liczba dni opóźnienia. Przykład: faktura 8 000 zł, termin płatności 1 marca, zapłacona 25 marca (24 dni opóźnienia):

8 000 zł × (11,25% / 365) × 24 = 8 000 × 0,000308 × 24 = 59,18 zł.

Jeśli w trakcie opóźnienia zmieni się stopa referencyjna NBP, odsetki trzeba podzielić na podokresy. Kalkulator odsetek w Doqum robi to automatycznie.

Nota odsetkowa a podatek VAT

Odsetki za opóźnienie są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT). Nota odsetkowa nie jest więc fakturą VAT i nie podlega ewidencji VAT. Jest natomiast przychodem podlegającym opodatkowaniu PIT/CIT.

Wygeneruj notę odsetkową w Doqum

W Doqum nota odsetkowa generuje się automatycznie — wpisujesz kwotę faktury, termin i datę zapłaty, a kalkulator odsetek obliczy kwotę. Gotowy PDF z danymi Twojego biura pobierasz jednym kliknięciem.